Tietosuojaseloste henkilörekisteristä

Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetukseen (GDPR, The General Data Protection Regulation, 2016/679), joka säätää EU:n kansalaisten oikeuksista tietosuojaan sekä omien henkilötietojen luottamukselliseen käsittelyyn.

Rekisterinpitäjä

Nimi: HPJetvac Oy
Osoite: Myllyojankatu 24A, 24100 Salo
Y-tunnus: 2910233-4

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

jph@hpjetvac.com

Rekisteriasioista vastaava henkilö

HPJetvac Oy
Juha-Pekka Hursti
Myllyojankatu 24A
24100 Salo

Lisätiedot ja oikaisupyynnöt

jph@hpjetvac.com

Rekisterin nimi ja tietojen käsittelyn tarkoitus

HPJetvac Oy:n käyttäjärekisteri.

Käsittelemme rekisterissä palveluun rekisteröityneiden käyttäjien (jäljempänä “Rekisteröity”) sekä näiden edustamien organisaatioiden tietoja ja henkilötietoja.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteriin kerättyjä tietoja käytetään hpjetvac.com -palvelun tuottamiseen, palvelussa myytävien tuotteiden toimittamiseen ostajille ja palvelun käyttökokemuksen parantamiseen. Tietojen käsittelyn tavoitteena on, että palvelussa Rekisteröity voi ostaa ja vastaanottaa postitse tai muuten kaupassa myytäviä fyysisiä ja sähköisiä tuotteita sekä saa itselleen sopivaa sisältöä ja vastaanottaa profiiliinsa sopivaa ja valitsemaansa viestintää.

Tietojen käsittelyperuste on markkinoinnin osalta oikeutettu etu (GDPR 2016/679, 6 artikla, kohta F) ja viestien kohdistamisen osalta Rekisteröityneen antama suostumus (GDPR 2016/679, 6 artikla, kohta A). Suostumuksen peruminen on ohjeistettu palvelun sovelluksessa ja sen voi perua myös ottamalla yhteyttä HPJetvac Oy:n asiakaspalveluun.

Rekisterin sisältämät tiedot

Rekisteriin voidaan sisällyttää nimi-, puhelin-, sähköposti-, osoite- ja muita Rekisteröidyn jättämiä tietoja.

  • Rekisteröidystä voidaan tallentaa seuraavia tietoja rekisteriin:
    • Henkilön nimi, sähköpostiosoite ja titteli
    • Yrityksen nimi, yhteystiedot
    • Palvelun jäsenyyden ja asiakkuuden hoitamiseen ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot, mukaanlukien kirjautumishistoria palveluun
    • Palvelun käyttöön liittyvät tiedot, kuten tilatut palvelut ja ostetut tuotteet, mukaanlukien ostohistoria
    • Verkkokäyttäytymiseen liittyvät tiedot HPJetvac Oy:n palveluissa
    • Käyttäjätunnukset ja muut tunnistautumistiedot
    • Mahdolliset muut asiakkaan nimenomaisella suostumuksella kerätyt tiedot.

HPJetvac Oy käyttää maksujen käsittelyyn kolmannen osapuolen palveluntarjoajia. Tiedot maksutapahtumista sekä maksuvälineiden tunnistustiedot kuten luottokorttinumerot tallennetaan maksupalvelutarjoajien toimesta. HPJetvac Oy ei käsittele luottokorttitietoja.

Säännönmukaiset tietolähteet

Nimi- ja muiden yhteystietojen kerääminen perustuu palveluun rekisteröitymiseen tai muuhun yhteyteen HPJetvac Oy:n kanssa. Tietoja kerätään sopimuksenteon yhteydessä tai kun Rekisteröitynyt käyttää HPJetvac Oy:n palveluja.

Keräämme henkilötiedot pääasiassa Rekisteröidyltä itseltään. Henkilötietoja voidaan saada myös Rekisteröityneen yhteyshenkilöltä tai muulta kumppanitaholta, joka lisää Rekisteröidyn HPJetvac Oy:n palveluiden käyttäjäksi tai Rekisteröityneen yhteyshenkilöksi. Mikäli Rekisteröitynyt on palvelussa jonkin organisaation kuten urheiluseuran jäsen, organisaation tietoja voidaan yhdistellä Rekisteröityneen tietoihin. Voimme myös kerätä henkilötietoja julkisista lähteistä. HPJetvac Oy voi lisäksi kerätä maksutapahtumien tietoja käyttämiltään palveluntarjoajilta sekä asiakkaiden luottotietoja näitä vastaavista rekistereistä.

Tietojen luovutus

Tietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle markkinointitarkoituksiin.

Palvelu tuotetaan Suomessa sijaitsevilla palvelimilla. Henkilötietojen käsittelyyn saatetaan käyttää palveluntarjoajia, joilla voi olla pääsy henkilötietoihin EU-/ETA-alueen ulkopuolelta, kuten Yhdysvalloista. HPJetvac Oy huolehtii siirtojen asianmukaisesta ja lainmukaisesta toteuttamisesta henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön mukaisesti. Henkilötietoja siirretään kaikissa tilanteissa EU-/ETA-alueen ulkopuolelle ainoastaan jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

  • Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso
  • olemme toteuttaneet asianmukaiset suojatoimet Rekisteröityjen henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla yhteyttä HPJetvac Oy:öön; tai
  • Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksen henkilötietojen siirtämiselle, tai henkilötietojen siirtämiselle EU-/ETA-alueen ulkopuolelle on olemassa muu lainmukainen peruste, kuten Yhdysvaltojen osalta Euroopan komission hyväksymä Privacy Shield-järjestely
Tietojen säilytysaika

Rekisteri on talletettu tietokantoihin, joka on suojattu palomuurein, salasanoin ja muiden teknisin keinoin ja johon on pääsy vain HPJetvac Oy:n valtuuttamilla henkilöillä. Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot hävitetään asiaankuuluvalla tavalla. Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan, kun se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi. Kirjanpitolain tai muun soveltuvan lain velvoitteista johtuen tietoja voidaan joutua säilyttämään edellä mainittua ajanjaksoa pitempään.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

  • Oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihin
  • Oikeus omien tietojen oikaisemiseen
  • Oikeus omien tietojen poistamiseen (kun käsittelyperuste on suostumus tai lakiperustetta säilytykselle ei ole)
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)
  • Vastustamisoikeus (suoramarkkinointi tai muu oikeutetun edun perusteella tapahtunut käsittely)
  • Oikeus peruuttaa suostumus
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)
  • Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Rekisteritietojen tarkastaminen tapahtuu toimittamalla allekirjoitettu ja päivätty tarkastuspyyntö HPJetvac Oy:n asiakaspalveluun. Tarkastuspyyntöön tulee liitää kopio virallisesta henkilöllisyystodistuksesta. Tarkastusoikeutta voi käyttää myös tulemalla henkilökohtaisesti käymään HPJetvac Oy:n tiloissa, jolloin tarkastaminen vaatii ajanvarauksen etukäteen asiakaspalvelun kautta.

Mikäli Rekisteröity havaitsee, että hänen tiedoissaan on virheitä tai puutteita tai, että niitä on käsitelty rekisterin käyttötarkoituksen tai soveltuvan lainsäädännön vastaisesti, on hänellä oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista, estämistä, rajoittamista tai poistamista. HPJetvac Oy tekee rekisteröidyn pyynnöstä tarvittavat korjaukset.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Mikäli Rekisteröity havaitsee, että hänen EU:n tietosuoja-asetukseen perustuvia oikeuksiaan on loukattu, on hänellä oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteri ei sisällä fyysistä aineistoa. Sähköisen aineiston osalta väärinkäytös- ja tunkeutumisyritysten torjunta toteutetaan eritasoisilla teknisillä ja sovellusratkaisuilla. Tällaisia ratkaisuja ovat SSL-salauksen käyttö, palomuurit, salatut levyosiot, salasanat ja muut tekniset keinot. Henkilöt, joilla on mahdollisuus työtehtäviensä puolesta päästä käsiksi rekisterin tietokantaan, tunnistetaan käyttäjätunnuksin ja salasanoin, jotka ovat henkilökohtaisia. Rekisteriin liittyvät laitteistot säilytetään lukituissa ja valvotuissa tiloissa. Tietokannat varmistetaan päivittäin.

Tietosuojaselosteen muutokset

Rekisterinpitäjä kehittää toimintaansa jatkuvasti ja pidättää itsellään oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Myös lainsäädäntö voi muuttua, joten tietosuojaselosteen sisältöön tulee tutustua säännöllisin väliajoin.